Hampir setiap perusahaan memiliki proses pengajuan dan persetujuan. Mulai dari permintaan pembelian alat tulis kantor, pengadaan suku cadang, pengajuan biaya perjalanan dinas, hingga permintaan investasi peralatan operasional.
Namun, tidak sedikit perusahaan yang masih mengandalkan formulir kertas, file Excel, email, atau pesan WhatsApp untuk menjalankan proses tersebut. Pengajuan dikirim ke atasan, diteruskan ke bagian keuangan, kemudian menunggu persetujuan manajemen. Ketika jumlah pengajuan meningkat, proses ini semakin sulit dikendalikan.
Sistem approval digital dapat membantu perusahaan mengelola seluruh proses tersebut dalam satu alur yang terstruktur. Setiap pengajuan memiliki status, penanggung jawab, riwayat persetujuan, dan notifikasi otomatis sehingga lebih mudah dipantau oleh pemohon maupun manajemen.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem Approval Digital?
Dalam proses manual, pemohon biasanya mengisi formulir atau mengirim pesan kepada atasan. Setelah disetujui, dokumen diteruskan ke bagian lain untuk diperiksa dan mendapatkan persetujuan berikutnya.
Masalah muncul ketika tidak ada satu tempat yang dapat menunjukkan posisi terakhir suatu pengajuan. Pemohon harus menghubungi atasan atau bagian administrasi untuk mengetahui apakah pengajuan masih menunggu, sudah disetujui, atau perlu diperbaiki.
Beberapa kendala yang sering ditemukan antara lain:
- Status pengajuan sulit diketahui tanpa menghubungi pihak terkait.
- Dokumen pendukung tersebar di email, chat, dan folder komputer masing-masing.
- Pengajuan dapat terlewat ketika pejabat yang berwenang sedang cuti atau dinas luar.
- Tidak ada standar alur persetujuan untuk setiap jenis pengajuan.
- Riwayat keputusan sulit ditelusuri ketika terjadi pemeriksaan atau audit.
- Pengajuan yang sama berpotensi diproses lebih dari satu kali.
Tanpa proses yang terstruktur, perusahaan lebih sulit memastikan bahwa setiap pembelian telah mendapatkan persetujuan dari pihak yang tepat dan sesuai dengan batas kewenangannya.
Memahami Cara Kerja Sistem Approval Digital
Sistem approval digital adalah aplikasi yang mengelola proses pengajuan, pemeriksaan, persetujuan, dan tindak lanjut secara elektronik. Sistem menjalankan alur berdasarkan aturan yang telah ditentukan perusahaan.
Sebagai contoh, seorang staf gudang mengajukan pembelian suku cadang mesin. Pengajuan tersebut masuk ke kepala bagian untuk diperiksa. Jika disetujui, sistem meneruskannya ke manajer operasional dan bagian keuangan sesuai aturan yang berlaku.
Setiap tahapan memiliki status dan pihak yang bertanggung jawab. Pemohon dapat melihat perkembangan pengajuan tanpa harus menanyakan prosesnya satu per satu.
- Draft: Pengajuan masih disusun dan belum dikirim.
- Submitted: Pengajuan sudah dikirim untuk diperiksa.
- Pending Approval: Sedang menunggu keputusan pihak yang berwenang.
- Revision: Pengajuan dikembalikan untuk diperbaiki.
- Approved: Seluruh persetujuan yang diwajibkan telah diberikan.
- Rejected: Pengajuan ditolak dengan alasan yang tercatat.
- Completed: Proses tindak lanjut pengajuan telah diselesaikan.
Status Approved berarti pengajuan telah memperoleh persetujuan. Status tersebut tidak otomatis berarti barang sudah dibeli atau diterima. Proses purchasing, penerbitan PO, penerimaan barang, dan pembayaran dapat dikelola sebagai tahapan lanjutan.
6 Komponen Utama Sistem Approval
Agar sistem approval benar-benar membantu operasional, perusahaan perlu menyiapkan beberapa komponen penting. Tidak cukup hanya menyediakan tombol Approve dan Reject.
1. Formulir Pengajuan Digital
Formulir merupakan titik awal seluruh proses. Pemohon mengisi informasi yang dibutuhkan agar pihak yang menyetujui dapat memahami tujuan dan kebutuhan pengajuan.
Untuk pengajuan pembelian, formulir dapat memuat informasi seperti:
- Nomor pengajuan yang dibuat otomatis oleh sistem.
- Nama pemohon, departemen, dan lokasi kerja.
- Tanggal dan jenis pengajuan.
- Nama barang atau jasa yang dibutuhkan.
- Kuantitas, satuan, dan estimasi harga.
- Alasan atau tujuan pembelian.
- Departemen atau cost center yang menanggung biaya.
- Dokumen pendukung seperti spesifikasi dan quotation vendor.
2. Workflow atau Mesin Alur Persetujuan
Workflow engine mengatur siapa yang harus memberikan persetujuan, dalam urutan seperti apa, dan kondisi apa yang harus dipenuhi sebelum pengajuan diteruskan ke tahap berikutnya.
Aturan dapat disesuaikan berdasarkan departemen, lokasi, jenis pengajuan, nominal, kategori barang, atau kombinasi beberapa parameter.
3. Pengaturan Pengguna dan Hak Akses
Setiap pengguna memiliki tanggung jawab yang berbeda. Pemohon hanya perlu melihat dan mengelola pengajuannya sendiri, sedangkan approver dapat mengakses pengajuan yang menjadi kewenangannya.
Administrator dapat mengelola master data, struktur organisasi, dan konfigurasi workflow sesuai otorisasi yang diberikan.
- Requester: Membuat dan memantau pengajuan.
- Approver: Memeriksa, menyetujui, atau menolak pengajuan.
- Purchasing: Menindaklanjuti pengajuan pembelian yang disetujui.
- Finance: Memeriksa anggaran dan aspek keuangan sesuai kewenangan.
- Administrator: Mengelola konfigurasi sistem dan pengguna.
4. Multi-Level Approval
Untuk pengajuan tertentu, satu persetujuan mungkin tidak cukup. Sistem perlu mendukung beberapa tingkat persetujuan sesuai struktur organisasi dan kebijakan perusahaan.
Contohnya, pengajuan pembelian dapat membutuhkan persetujuan kepala bagian, manajer departemen, finance, dan direktur. Namun, tidak semua pengajuan harus melewati seluruh tingkatan tersebut.
5. Notifikasi dan Pengingat Otomatis
Sistem perlu memberi tahu approver ketika terdapat pengajuan baru yang membutuhkan tindakan. Notifikasi juga dikirim kepada pemohon ketika status pengajuan berubah.
Kanal notifikasi dapat menggunakan email atau WhatsApp, sementara proses persetujuan dan pencatatan keputusan tetap dilakukan melalui aplikasi dengan autentikasi yang sesuai.
6. Riwayat dan Audit Trail
Setiap tindakan penting perlu dicatat, termasuk siapa yang melakukan tindakan, kapan dilakukan, status sebelum dan sesudahnya, serta alasan persetujuan atau penolakan.
Riwayat ini membantu perusahaan menelusuri perjalanan suatu pengajuan ketika terjadi perbedaan informasi, pemeriksaan internal, atau kebutuhan audit.
Jangan memulai desain aplikasi hanya dari daftar fitur. Petakan terlebih dahulu siapa yang mengajukan, siapa yang memeriksa, siapa yang menyetujui, dan apa yang harus terjadi setelah pengajuan disetujui.
Cara Merancang Alur Approval Bertingkat
Salah satu keunggulan sistem digital adalah kemampuan menjalankan aturan persetujuan secara dinamis. Jalur pengajuan dapat berbeda berdasarkan nominal dan karakteristik transaksi.
Sebagai ilustrasi, perusahaan dapat menerapkan skenario berikut untuk pengajuan pembelian. Angka dan jabatan di bawah ini hanya contoh dan harus disesuaikan dengan matriks kewenangan perusahaan.
- Pengajuan hingga Rp5 juta: Persetujuan Kepala Bagian.
- Pengajuan di atas Rp5 juta hingga Rp25 juta: Persetujuan Kepala Bagian dan Manajer Departemen.
- Pengajuan di atas Rp25 juta hingga Rp100 juta: Persetujuan Kepala Bagian, Manajer Departemen, dan Finance.
- Pengajuan di atas Rp100 juta: Persetujuan sesuai tingkatan sebelumnya dan Direktur.
Sistem membaca nilai pengajuan dan secara otomatis menentukan jalur persetujuan. Jika nominal berubah ketika pengajuan direvisi, sistem perlu mengevaluasi kembali jalur approval yang berlaku.
Selain nominal, perusahaan dapat menambahkan aturan lain. Misalnya, pembelian aset memerlukan persetujuan finance atau manajemen, sedangkan pembelian kebutuhan rutin dapat menggunakan jalur yang lebih sederhana.
Sistem perlu mencegah pemohon menyetujui pengajuannya sendiri. Perusahaan juga perlu mengatur approver pengganti, delegasi ketika cuti, dan pemisahan tugas agar proses tetap terkendali.
Fitur Pendukung yang Perlu Disiapkan
Selain fungsi utama, terdapat beberapa fitur yang dapat meningkatkan efektivitas sistem approval dalam penggunaan sehari-hari.
1. Dashboard Monitoring Pengajuan
Dashboard menampilkan ringkasan jumlah pengajuan berdasarkan status, departemen, jenis transaksi, dan periode. Manajemen dapat melihat pengajuan yang masih tertunda tanpa harus membuka dokumen satu per satu.
2. Reminder dan Monitoring SLA
Sistem dapat mengirimkan pengingat jika pengajuan belum diproses dalam batas waktu yang ditetapkan. Misalnya, pengajuan yang menunggu persetujuan lebih dari satu hari kerja akan memicu notifikasi pengingat.
Jika masih belum ada keputusan, sistem dapat melakukan eskalasi kepada atasan atau approver pengganti sesuai kebijakan perusahaan.
3. Integrasi dengan Purchasing dan Finance
Pengajuan pembelian yang telah disetujui dapat diteruskan ke tim purchasing untuk proses pemilihan vendor dan penerbitan Purchase Order. Data yang sama juga dapat digunakan oleh finance untuk pemeriksaan anggaran dan pencatatan sesuai proses perusahaan.
Integrasi ini mengurangi kebutuhan memasukkan ulang informasi yang sama pada beberapa aplikasi.
4. Pengelolaan Dokumen Pendukung
Dokumen seperti quotation, spesifikasi teknis, foto barang, dan dokumen anggaran dapat disimpan sebagai bagian dari pengajuan. Approver dapat memeriksa informasi pendukung sebelum mengambil keputusan.
5. Laporan dan Analisis Pengajuan
Laporan dapat digunakan untuk melihat jumlah pengajuan, total nilai yang disetujui, pengajuan yang ditolak, serta rata-rata waktu penyelesaian setiap tahapan.
Informasi ini membantu perusahaan menemukan bagian yang sering mengalami keterlambatan dan mengevaluasi efektivitas kebijakan approval.
Langkah Implementasi Sistem Approval Digital
Penerapan sistem approval sebaiknya dilakukan secara bertahap. Perusahaan tidak harus langsung mendigitalisasi seluruh jenis pengajuan dalam satu proyek besar.
1. Petakan Proses Pengajuan yang Berjalan
Identifikasi jenis pengajuan yang saat ini digunakan, formulir yang diperlukan, pihak yang terlibat, dan urutan persetujuannya. Catat juga masalah yang sering terjadi, seperti pengajuan tertunda atau dokumen yang sulit ditemukan.
2. Susun Matriks Kewenangan Approval
Bersama manajemen, tentukan siapa yang berhak menyetujui berdasarkan jenis pengajuan, departemen, lokasi, dan nominal transaksi. Tetapkan juga batas kewenangan serta aturan delegasi.
3. Tentukan Kebutuhan Sistem
Susun kebutuhan formulir, workflow, dashboard, notifikasi, dokumen, hak akses, dan laporan. Tentukan apakah sistem perlu terhubung dengan ERP, accounting, HRIS, atau aplikasi internal lainnya.
4. Bangun dan Uji Alur Approval
Mulai dengan satu jenis pengajuan, misalnya pembelian kebutuhan operasional. Uji berbagai skenario seperti pengajuan disetujui, ditolak, direvisi, dibatalkan, serta perubahan nominal yang mengubah jalur persetujuan.
Libatkan pengguna dari setiap tahapan agar sistem benar-benar sesuai dengan proses kerja sehari-hari.
5. Implementasikan dan Evaluasi
Setelah pengujian selesai, terapkan sistem kepada satu departemen atau kelompok pengguna terlebih dahulu. Berikan panduan penggunaan dan kumpulkan masukan selama masa awal implementasi.
Jika proses sudah stabil, perluas penggunaan ke jenis pengajuan dan departemen lainnya. Evaluasi waktu approval, jumlah pengajuan tertunda, serta kendala yang masih ditemukan.
Pengajuan pembelian rutin, permintaan barang operasional, atau pengajuan biaya dapat menjadi titik awal. Pilih proses yang memiliki volume cukup tinggi dan masalah yang mudah diukur agar manfaat digitalisasi dapat terlihat.
Kesimpulan & Langkah Selanjutnya
Sistem approval digital membantu perusahaan mengubah proses pengajuan dan persetujuan yang sebelumnya tersebar di formulir, email, dan pesan chat menjadi alur kerja yang terstruktur. Setiap pengajuan memiliki status, penanggung jawab, riwayat keputusan, dan dokumentasi yang lebih mudah ditelusuri.
Kunci keberhasilannya bukan hanya pada teknologi, tetapi juga pada desain workflow yang sesuai dengan struktur organisasi, matriks kewenangan yang jelas, serta disiplin pengguna dalam menjalankan proses.
Dengan implementasi bertahap, perusahaan dapat meningkatkan transparansi, mempercepat proses persetujuan, dan memperkuat pengendalian internal tanpa harus mengubah seluruh sistem operasional sekaligus.
Ingin Membuat Sistem Approval Digital di Perusahaan Anda?
Diskusikan proses pengajuan dan pembelian yang saat ini berjalan di perusahaan Anda bersama Binerian. Kami siap membantu merancang aplikasi approval digital dengan alur persetujuan, hak akses, notifikasi, dan laporan yang sesuai dengan kebutuhan operasional.